ค ม อการใช งาน กองท นฯ โดยโปรแกรม Microsoft Outlook 2003

Transcription

1 ค ม อการใช งาน กองท นฯ โดยโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 เร มต นเข าส Microsoft Outlook 2003 ร ปท 1 เร มคล ก Start All Programs Microsoft Office Microsoft Office Outlook

2 การเข าโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 เป นคร งแรกน น ท านจะต องท าการต งค าของโปรแกรม ฯ ก อนโดยท า ตามข นตอนด งน ร ปท 2 << คล ก Next >> ร ปท 3 >> โปรแกรมฯ จะถามท านว าม ความต องการท จะต งค า หร อไม ถ าจะต งค าต อไปให เล อก Yes แล ว << คล ก Next >> 2

3 ร ปท 4 ให ท านเล อก Microsoft Exchange Server * << คล ก Next >> ร ปท 5 ช อง Microsoft Exchange Server ให พ มพ slfmail.studentloan.or.th ช อง User Name ให พ มพ ช อของท าน ท ใช Login เข าเคร องคอมพ วเตอร ในท น ใช mis01 หล งจากน นให คล กป ม Check Name เพ อตรวจสอบช อของท านว าม อย ในฐานข อม ลระบบเมล หร อไม ถ าม ช อท านอย ในฐานข อม ลระบบเมล ก จะปรากฎเส นท บอย ใต ช อของท าน 3

4 ร ปท 6 ให คล กท ป ม Finish ก เป นอ นเสร จส นการต งค าโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 หล งจากท ต งค า โปรแกรม Microsoft Outlook 2003 ส วนแรกแล ว ต อไปก จะเป นการต งค าในส วนท 2 ซ งเม อหล งจากต ดต ง ส วนน เสร จแล วก จะสามารถใช งานได ท นท ด งภาพข างล างน ร ปท 7 4

5 ร ปท 8 เข ามาคร งแรกจะเห นว าม เข ามา 1 ฉบ บ ซ งเป น ต อนร บ การใช งาน Microsoft Outlook 2003 ร ปท 9 5

6 ไปท เมน Tools เล อก Accounts จะปรากฎด งร ปท 10 ร ปท 10 ให เล อก View or change existing accounts และข นตอนต อไปโปรแกรมก จะให สร าง Folder Mail ส วนต วข นมาด งร ปท 11 ร ปท 11 6

7 ให คล กป ม New Outlook Data File ร ปท 12 ให เล อก Office Outlook Personal Folders File (.pst) แล วกด OK ร ปท 13 และให ต งช อ File (Ex. Suttichai_T) ส าหร บเก บ แล ววางไว ใน Folder (Ex. Mailbox) ท ท าน ต องการ กด OK 7

8 ร ปท 14 ช อง Name ใส ช อของค ณ เช น Mr.Suttichai Thungtong เล อก ร ปแบบการเข ารห ส ในท น ผมขอแนะน า ให เล อก High Encryption ใส Password เช น slf99+d1 Verify Password ก ให ใส slf99+d1 อ กคร ง หล งจากน นคล กป ม OK จะปรากฎด งร ป 15 ร ปท 15 8

9 ให ด ท ส วน Deliver new to the following location: จะเห นว าม ช อของท านอย ให เล อกท ช อของท าน แล วคล กป ม Finish ร ปท 16 คล กป ม OK เพ อย นย นการสร าง Folder ส วนต ว ร ปท 17 ใส Password ท ท านต งไว ในตอนแรก หล งจากน นให คล กป ม OK ร ปท 18 เสร จส นกระบวนการต งค าแล วคร บ 9

10 เร มต นการใช งานโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 (1) เร มจากการเป ดโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 ข นมา และท านจะถ กถาม Password ช นท 1 ตามท ท านได ต งค าไว ในตอนแรก ก จะเร มเข าส โปรแกรมฯ ด งร ปท 20 ร ปท 19 10

11 ส วนท สร างข นมาเอง ของระบบท ม มาให ร ปท 20 11

12 ร ปท 21 (2) ท าการทดสอบการส งอ เมล มาจากข างนอก ( เข ามาย ง จะเห นว า อ เมล จะเข ามาท Mailbox mis01 หล งจากน นประมาณ 30 ว นาท (เป นค าท ถ กต งข นโดยอ ตโนม ต ซ งสามารถปร บค าเองได ในภายหล ง) และ อ เมล จะถ กย ายมาอย ท Folder ส วนต วท เราสร างข นมา น นหมายความว า อ เมล น นได เก บเข ามาอย ใน เคร องคอมฯ ของเราแล ว ซ งก จะท าให พ นท ใน Mailbox ของเราม ท ว างท จะร บ อ เมล ได อย างต อเน อง จนกว าพ นท บน Hard disk ของเคร องคอมฯ ของท านจะเต ม แต ถ าเราไม ได เป ดโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 และ อ เมล ของท าน ซ งม คนส งมาหาท านอย เร อยๆ ซ งจ ดน จะท าให อ เมล ของท านเต ม และคนต อไปท จะส งอ เมล มาหาท าน ก จะส งหาท านไม ได จนกว าท านจะเป ด Microsoft Outlook 2003 เพ อด งอ เมล เข าส Folder ส วนต วของท าน ซ งจะท าให อ เมล ของท านม พ นท ว างในการร บอ เมลล ต อไปได คร บ ในเร องน จ งได ม การก าหนด Mailbox Limit ไว ให เหมาะสมก บผ ใช งาน 12

13 ร ปท 22 แสดง อ เมล ท ได เข ามาย ง Folder ส วนต วแล ว การส งอ เมล น นสามารถแบ งออกได เป น 2 ห วข อหล กๆ ด งน (1) การส งไปหาบ คคลภายใน กองท นฯ (2) การส งไปหาย งบ คคลภายนอกกองท นฯ 13

14 การส งไปหาบ คคลภายใน กองท น ฯ (1) ให คล กป ม New ร ปท 22 จะปรากฎหน าจอด งร ปท 23 ร ปท 23 หน าจอท เราจะท าการ เข ยน ไปหาคนอ นๆ ได 14

15 (2) ถ าจะส ง ให ก บบ คคลท เป นพน กงานกองท นฯ (คนท ใช ท อย สามารถคล กท ป ม To หร อ Cc ได ซ งจะม รายช อต างๆ ข นมาให เล อกด งร ปท 24 ร ปท 24 ส วนน ส าหร บใส ช อเร องของจดหมาย ส วนเน อหาท ต องพ มพ ร ปท 25 15

16 ขณะน เราสามารถท จะส ง ได แล ว / แต จะย งไม ส ง ซ งเราจะแนบไฟล งาน เข าไปด วย ด ร ป ต อไปเลยคร บ ว ธ การ ให ไปกดท ร ป เพ อท าการแนบไฟล ท เราต องการ เม อเล อกได แล ว ก จะเห นแบบในร ปท 26 ท น ก สามารถกดส ง ได โดยกดท ป ม Send ร ปท 26 จะเห นว าม ส วน Attach เพ มเข ามาหล งจากท เราได แนบไฟล เข าไปแล ว [เสร จส นการส ง ภายในองค กร]

17 การส งไปหาย งบ คคลภายนอกกองท นฯ ร ปท 27 จะต างก นเพ ยงแค เราต องพ มพ ของบ คคลปลายทางเข าไปเอง แต เราก สามารถเพ มเป น Contact ส วนต วได สม ดเก บรายช อ Global Address List: สม ดเก บรายช อ User ท งหมดในองค กร ซ ง Administrator เป นผ ด แล สามารถเล อกรายช อท ต องการต ดต อจากสม ดเล มน ได ท นท การสร างผ ต ดต อ : Contact Contact: เป นสม ดเก บรายช อท เก บรายช อส วนต ว อย ใน Contact Folder ซ งอย ใน Mailbox 17

18 การสร างกล มผ ต ดต อใหม 1. Click ป ม สร าง ร ปท 28 18

19 2. ก าหนดรายละเอ ยดของ ผ ต ดต อ ท ต องการ ร ปท Click บ นท กแล วป ด จากน นจะปรากฏ ผ ต ดต อ ท สร างถ กเก บอย ใน ท ต ดต อ นอกจากน เราย งสามารถกล มผ ต ดต อได เองโดยการเล อก Address จากสม ดรายช อไว ในกล มท เรา สร างข นเองได เช นกล มเพ อนเป นต น 19

20 การสร างกล มของผ ต ดต อเองท าได ด งน 1. Click ล กศรส ด าข างป ม สร าง 2. เล อก รายช อการแจกจ าย 3. ก าหนดช อของกล มตามต องการ 4. เล อกสมาช กท ต องการเก บไว ในกล ม 5. บ นท กแล วป ด ร ปท 30 20

21 การสร างปฏ ท น Calendar การสร างตารางน ดหมายเพ อช วยในการเต อนความจ า สามารถก าหนด Reminder เพ อให ปรากฏข อความ เต อนเม อใกล ถ งก าหนดการน ดหมายได นอกจากน นย งสามารถสร างการน ดประช มเป นกล มก บ User อ นได อ ก ด วย เม อต องการท างานก บ Calendar ให คล กท ไอคอน Calendar บน Navigation Pane หร อท Folder List การสร าง Calendar รายว น 1. ป ม บน Toolbar: แสดงการท างานภายใน 1 ว น โดยสามารถเล อกว นท ท ต องการได จากปฏ ท น ด านขวา และตารางเวลาการน ดหมายท ระบ ได 2. ป ม : แสดงการท างานภายใน 5 ว นท เร มต นท ต องการได จากปฏ ท นทางด านขวา และ ตารางเวลาการน ดหมายท ระบ ได ในแต ละว น รวม 5 ว น 3. ป ม : แสดงการท างานภายใน 7 ว นโดยสามารถเล อกว นท เร มต นท ต องการได จากปฏ ท นด านขวา และตารางเวลาการน ดหมายท ระบ ได ในแต ละว นรวม 7 ว น 4. ป ม : แสดงการท างานภายในหน งเด อน ร ปท 31 21

22 การสร างตารางน ดหมาย Private Appointment: การสร างตารางน ดหมายส วนต ว 1. เล อกว นน ดหมายท ต องการ โดยคล กป ม 2. เล อกว นท ท ต องการก าหนดการน ดหมายจากปฏ ท นด านขวา 3. Double Click ลงบนเวลาของตารางเวลา หร อ Click ป ม หร อ Double Click บนแถบส เล อก สร าง จะปรากฏหน าต างการน ดหมาย ร ปท ก าหนดรายละเอ ยดในการน ดหมายตามต องการ 5. Click ป ม บ นท กแล วป ด จะกล บมาท ตารางน ดหมายและจะปรากฏแถบส แดง ช อเร องการน ดหมายตามท ม การ ก าหนดรายละเอ ยด 22

23 ร ปท 33 23

24 Meeting Appointment : การสร างตารางการน ดหมายแบบกล ม ผ เช ญประช ม : Meeting Organizer ผ ท จะท าการเช ญประช มสามารถส ง Message เช ญผ อ นเข าร วม ประช มพร อมก นได รวมท งสามารถตรวจสอบเวลาว างของท กคนท ถ กเช ญประช ม เพ อความสะดวกในการ ก าหนดเวลาประช มย งข นด วย ซ งม ข นตอนด งต อไปน 1. เล อกตารางแบบรายว น หร อ ราย 5 ว น หร อ รายส ปดาห 2. เล อกว นท ท ต องการก าหนดการน ดหมาย จากปฏ ท นด านขวา 3. Double Click ลงบนเวลาของตารางเวลาหร อ Click ป ม 4. ใน แท ป การน ดหมาย ให ก าหนดรายละเอ ยดต าง ๆ ตามต องการ เช นเด ยวก บการน ดหมายส วนต ว 5. Click ป ม เพ อก าหนดรายช อผ เข าร วมประช ม ร ปท Click ป ม ถ ง เพ อเล อกรายช อผ เข าร วมประช ม 7. Click ป ม ส ง จดหมายจะถ กส งไปย งผ ท ถ กเช ญให เข าร วมประช มท งหมด END 24